По традиции в конце года или в начале следующего люди подводят итоги и строят планы. А я села переписывать количество незаконченных проектных работ, фотографий с фотосессий, неопубликованных в черновиках постов.
И тут мне захотелось создать идеальный мир, в котором будет много основной работы и будет маленький кусочек отведён для милого сердцу хобби.
Но бисероплетение и вышивка - это сами по себе объёмные темы, в них надо погружаться, рисовать, мечтать, и в конце концов многое делать руками. А идеи часто растворяются прежде, чем они успевают перекочевать на бумагу, дождаться покупки материалов и тем более ступить на путь производства.
Поэтому задача состоит в том, чтобы легко в любой момент времени можно было освежить в памяти основные моменты, и сразу приступить к дальнейшей работе.
И вас, мои читатели, я приглашаю проследить весь путь создания системы по планированию дел.
Какие этапы работы уже были проведены
Перед началом создания любой системы лучшее, что можно сделать - это фантазировать. Представлять, как формируются дела, как они переносятся из одного листа или списка на другой, какие есть общие черты у всех дел и можно ли их разбить по подгруппам. И вас беспорядок в делах должен достать так, что создание системы из хаоса выглядит как единственный путь к спасению.
К внедрению в работу всевозможных методик отношусь скептически. Обычно, когда читаю их описания, кажется, что они добавляют работы больше, чем есть сейчас. Кому такое понравится?
До недавнего времени по основной работе мне хватало бумажного и электронного блокнота, гугл-календаря и расчерченного листка с делами по каждому проекту, в том числе и бисерному.
Для хобби у меня были сформированы отдельные листы с украшениями. Опытным путём сначала я разделила все украшения по видам, которые совпадают с категориями на сайте.
Потом, я представила, где должно быть опубликовано каждое украшение? В каком виде оно должно быть представлено? И из этих вопросов получилось, что каждое украшение должно иметь три вида фотографий, к нему написан пост. Оно должно быть опубликовано на сайте и в разных социальных сетях. И везде должна стоять одинаковая цена.
У меня получились такие листы с группами дел. Плюсы, минусы и галочки показывают на каком этапе остановилась работа, какого типа фотографий не хватает.
Когда-то в столбцах стояло обязательное дело: опубликовать работу или мастер-класс на портал biser.info. Но к сожалению он закрылся, хотя мне показалось, что там была одна из самых доброжелательных аудиторий рукодельниц.
Какие методики пробовала
Метод канбан-досок
С методом канбан-досок несколько лет назад нас познакомил капитан команды, в которой я создавала сайты. Система показалась интересной, но не понравилось перетаскивать задачи из одной таблицы в другую.
"В процессе. Начата. Отдана сотруднику. Вернулась на проверку. Отдана второму сотруднику.... Вернулась на проверку. Завершена."
Это нескончаемый цикл мне тогда был не нужен, поскольку он дублировал организацию папок в гугл-документах. По датам и так видно в какое время документы перекочёвывали из одного места в другое. На каждую задачу был создан один документ. И он и так циркулировал между папками. Дублировать свои действия в командную доску не имело смысла.
Возможно, если есть крупная команда и нужно контролировать действия разных участников, статус задач, то метод нужен, а так происходят лишние действия.
Метод SCRUM
О SCRUM я прочла целую книгу. Хотя зря. Мне так хотелось увидеть кухню проекта изнутри, но всё было описано обтекаемо с упором на то, что методика работает. В действительности нужно скачать 17 страниц правил с официального сайта, и как хочешь, так и адаптируй их под себя и команду.
В плане организации проекта и выделения важных понятий мне намного больше дала книга Эрика Эванса "Предметно-ориентированное проектирование". Но она предназначена для программистов. Хотя в предисловии указано, что первые главы подойдут и для менеджеров.
Из SCRUM мне понравилась идея с двухнедельными спринтами. Особенно то, что на третьей неделе я доделывала задачи предыдущих двух недель. После такого темпа возникло ощущение, что движение вперёд, хоть и медленное, но есть. И благодаря этому методу я продвинулась в мелких деталях проекта.
Для того, чтобы не потерять ближайшие дела, на все проекты выписывался листок, который вкладывался в еженедельник. Этот листок сначала был заполнен самыми срочными делами, но потом мне захотелось видеть все дела.
Но когда взялась за открытие новых проектов, то скрам-нескрам, моё мнение таково, что если просто будешь делать в течение дня какое-нибудь дело, то уже быстрее, чем есть темп сейчас ты не сделаешь. А значит и сроки ставить себе бесполезно, от них возникает одно огорчение.
Когда закончились все срочные и мелкие дела по проектам, то образовались скорее цели вперемешку с делами, чем просто дела.
Интеллектуальная карта
На каком-то этапе мне казалось, что структура интеллектуальной карты нужна в работе. Это было так красиво - каскады дел, объединённых группами. Но правда в том, что чем проще структура, тем легче ею управлять. Тем более, когда ты один.
Поэтому сейчас помещаю задачи не дальше до второго уровня. То есть, есть "проект" и есть "задачи проекта". Этого достаточно.
Не пригодилась и система меток. Сначала были зеленые, жёлтые и красные флажки. Они соответствовали уровням проверки каждой задачи. Если красный флажок, значит статью надо перечитать, если зелёный, значит статья полностью устраивает. А потом появились ещё фиолетовые флажки, означающие не до конца правильное оформление текста. А потом ещё голубые - статьи, в которых недостаточно картинок.
А потом мне пришло в голову переделать структуру проекта, и тогда рядом с флажками появились кружки для статей с редиректами, но пока непереиндексированных. Звёздочки, для статей с низким рейтингом. И так далее и тому подобное.
После этого я сначала запуталась от количества информации: на каком этапе стоит работа в каждом из направлений. А потом поняла, что критерии стали настолько размыты, что хотелось всё глубже и глубже дробить созданную систему меток.
В составлении подобной карты для хобби основная проблема состояла в том, что сначала хотелось видеть все задачи, а потом на ней же видеть результат. Есть ли готовый пост на конкретную работу. Опубликована ли работа в товарах. Поэтому сначала в карту я прописывала только структуру сайта.
После решила вынести сайт в отдельный раздел со своей структурой. И над сайтом сделала надстройку в виде структуры дополнительных дел.
Мотиватео
Не пригодилось приложение Мотиватео. У приложения хороший посыл - если хочешь добиться результата, делай дело регулярно. Но такая регулярность не вяжется с творчеством. Иногда могу целый день сидеть за созданием работы, а иногда на две-три недели спокойно откладываю вышивку.
Можно было бы выделить одно регулярное дело - просматривать Инстаграм. Но опасность состоит в том, что красивые работы других мастериц уводят мысли от основной работы. Ведь если вдохновишься чьими-нибудь работами, то потом начинают преследовать образы или цветовые гаммы.
Помодоро
С методом Помодоро та же проблема. Он хорош, когда есть рутина, в которую боишься погрязнуть. А будильник, поставленный на 2-3 цикла по 30 минут, является твоим спасителем. В такой ситуации легче соглашаться выполнять задачи.
Например, Помодоро стал незаменимым помощником в разборе почты по папкам. Так как эта задача интересная, но вместе с тем сильно рутинная.
Что мне хочется получить
Для хобби мне нужно место, куда приходишь и сразу видишь, на каком этапе остановилась работа. Единый линейный список задач на листе бумаги не помогает, потому что в один и тот же момент времени есть несколько потоков однотипных задач.
Например, была работа над сайтом с обработкой старых фотографий под новые параметры. Потом к ней прибавилось заполнение пустого аккаунта Инстаграм, в который нельзя одним моментом опубликовать 500 фотографий, так как не успеешь заинтересовать окружающих людей и за спам могут забанить. К этому добавились публикации в VK-товары.
При этом любое из украшений желательно сфотографировать с трёх позиций. Нейтральные фото на белом (светло-сером, чёрном) фоне. Сделать красивые фото украшений в интерьере диктует тренд Ярмарки Мастеров. И, конечно, для покупателей не плохо было бы показывать работы на модели, создавая разные образы.
А сейчас фотографии, какого бы они ни были качества, начинают проигрывать искрящимся живым кристаллам на видео. Тогда почему бы ко всем предыдущим потокам не добавить создание красивого видеоряда для каждого украшения?
И получается, все серьги, колье, броши проходят цикл создания, цикл публикации, цикл переделки, если она требуется.
Одно из спасений
И тут пришло оно. Озарение! Выше я описала чёткие этапы публикации: сделать фото трёх видов, обработать фотографии, написать пост, опубликовать работу на сайт, в идеале сначала на сайте должна произойти переиндексация, чтобы я стала автором контента, и только потом можно размещать товар в ВК и Инстаграм.
Поэтому если раньше я отказывалась от Трелло с его методом канбан-досок, то сейчас можно реанимировать методику. В Трелло удобно вести списки задач. Основные мини-задачи - организовать фотосессию, обработать фото, написать пост (публикация которого потом курсирует по публикации на сайте, в ВК и Инстаграм).
Значит, чтобы не вкладывать листок с двухнедельным планом в еженедельник, надо организовать доски так, чтобы видеть и структуру проекта, и цели, и дела в одном месте.
Потом, когда надо оценить за какую задачу возьмёшься, лучше переместить ее ближе наверх и пометить красной меткой, так как в некоторых колонках по две-три задачи, а с некоторых колонок ни одной не взято в работу.
Какие типичные ошибки делала я
Наверно, это одна из самых важных частей статьи. Есть ожидаемый идеал, который хочется применить у себя. И становится понятно, что объяснение, какое бы ни было хорошее, но оно разбивается об ограничения нашего же мышления. Поэтому для наглядности я не стала удалять все дела, или закрывать их полностью прямоугольниками. Посмотрите, что у меня сейчас в работе.
Первое, с какой проблемой столкнулась - это выделение проектов, досок и списков.
BiserLine - это большой полноценный проект, не типовой, индивидуальный. Поэтому под него в Трелло зарезервировала отдельный проект. Создала две доски: проекты украшений и публикация работ.
На первой доске можно увидеть списки дел: идей украшений, отложенных работ, в процессе и завершённых.
На второй доске список дел, которые выписаны с тех бумажных листов из украшений. Для некоторых работ просто не дошли руки опубликовать в VK-товары или Инстаграм. Также видны статьи, заметки к которым опубликованы в блокноте. И собственно сами работы, находящиеся в общих списках дел, но отмеченные минусами, так как для запуска их публикации не хватает некоторых деталей.
Для основной работы я тоже завела доску. Но только одну. Удобнее хранить задачи списками дел на одной доске, а не разрываться между досками.
Вторая деталь, которую поняла - важно не слишком мелко и не слишком крупно дробить задачу.
Например, почему я не стала делать одну задачу серьги "Весенние бутончики" и внутри неё мелкие подзадачи: фотосессия, пост, обработка фото.
Все просто - для удобства группировки однотипных задач. Я знаю, что если мне станет интересно только опубликовывать работы, я буду искать задачи для публикации. Если захочу организовать фотосессию, то выставлять аппаратуру и продумывать один единственный образ нецелесообразно. Проще взять несколько однотипных задач и выделить один день на полноценную фотосессию. То есть все задачи в проекте должны быть почти атомарными.
С другой стороны задача сделать фотосессию в действительности не настолько атомарна. Вы видели, что я использую три вида фотографий. А значит, если моя модель (и по совместительству моя сестра) освобождается на целый день, значит надо брать больше работ и продумывать образы только с моделью. А значит после дня фотосессии у меня не полностью закроется задача, так как не будет фотографий работ на белом фоне и в интерьере.
Возможно, и скорее всего в будущем, когда уйдёт огромное количество задач по старым работам (для которых практически всё уже отфотографировано), я разделю фотосессии на насколько этапов.
Как построена общая работа по всем направлениям
На данный момент основным в работе является мой бумажный еженедельник - большой тетрадный лист в клетку, который сама линую.
В верху каждого дня пишу встречи, главные дела, которые нельзя никак пропустить. Так как встреч с чётко обозначенным временем мало, то мне не обязательно, чтобы они были записаны в конкретный временной промежуток. Достаточно их написать в верху как главное дело дня.
Во нижней половине каждой ячейки я записываю регулярные дела: что приготовить на обед или ужин, когда убираться, стирать, гулять и читать.
Если вдруг дело пришло мне в голову - я не задумываюсь, что оно никуда дополнительно не было записано. Это дело легко попадает в еженедельник, минуя все другие списки.
Трелло - стало заменой листа с делами и целей на год. Вверх каждого списка перенесла то, над чем в ближайшие месяцы работаю. Избавилась от миллиона начатых и непрочитанных книг, перестала скакать между созданием привычек. В году 52 недели, стоит аккуратнее выбирать приоритетные дела, и выполнять их регулярно хотя бы в течение пары месяцев.
Быстро - это медленно, но регулярно.
Вместо эпилога
Из всех книг по методикам ведения проектов, тайм-менеджменту, созданию привычек и личностному росту, могу сделать один важный вывод. Всегда экспериментируйте. Не останавливайтесь. Не расстраивайтесь, если не применяется очередная методика. Жизнь - это развитие и путь к идеальной системе, а не сама идеальная система. Актуальное сейчас, в будущем имеет право вытесниться другими приоритетными делами. Выстраивайте свои цепочки дел.
На этом всё. Работайте в удовольствие, наводите порядок и развивайте свои уникальные методики. Успехов!